Quelles sont les conditions d’attribution pour les cadeaux d’entreprise aux salariés ?
Dans de nombreuses entreprises, le Comité social économique (CSE) ou l’employeur offre des cadeaux à ses salariés lors des grands événements. Le plus répandu demeure Noël, mais certaines entreprises gâtent leurs salariés pour une naissance, un mariage, la fête des Mères, etc.
Toutefois, l’attribution des cadeaux doit respecter certaines prérogatives fixées par la loi et l’administration fiscale. Alors, quelle est la réglementation des cadeaux d’entreprise en matière d’attribution aux salariés ?
Attribution des cadeaux d’entreprise : qui doit les distribuer ?
Ce sont les Comités sociaux économiques (CSE) qui gèrent l’ensemble des activités et œuvres socio-culturelles de l’entreprise. De ce fait, le CSE s’occupe de l’attribution des cadeaux (bons d’achat, chèques ou cartes cadeaux) aux salariés. Lorsque l’entreprise ne possède pas de Comité social économique (en dessous de 11 salariés), c’est à l’employeur que revient la mission d’attribuer les cadeaux d’entreprise.
L’attribution des cadeaux d’entreprise demeure facultative et non discriminatoire
Aucun accord collectif ou convention collective ne peut inclure une obligation d’offrir des cadeaux d’entreprise aux salariés. En effet, attribuer un avantage de manière obligatoire ne peut être considéré comme un cadeau.
De même, la décision de distribuer des cadeaux d’entreprise doit concerner tous les salariés, ou du moins une catégorie de salariés (les salariés parents pour Noël, etc.). Aucun employé ne peut se voir refuser l’attribution d’un cadeau à cause de son âge, son type de contrat, son manque d’ancienneté au sein de l’entreprise, son origine, son sexe, sa religion, son appartenance syndicale, sa participation à une grève. Le cadeau ne peut pas récompenser un salarié, tout comme l’absence de cadeau ne peut le sanctionner. Toutefois, le Comité social et économique peut offrir un cadeau de manière indépendante à un salarié, pour marquer la survenue d’un événement particulier (mariage, naissance, etc.).
Quelques exceptions contreviennent à ce principe d’uniformité. Le Comité social économique n’est pas obligé d’inclure les salariés :
- en congé de création d’entreprise ;
- en congé sabbatique ;
- en congé sans solde ;
- en congé parental ;
- en congé individuel de formation.
Durant leurs absences, ces salariés ne perçoivent aucune rémunération. C’est pourquoi ils ne sont pas inclus dans le budget des œuvres sociales du CSE.
Attribution des cadeaux aux salariés : les conditions en matière de cotisations sociales
Les cadeaux d’entreprise aux salariés sont considérés comme des avantages en nature. En principe, le montant du cadeau doit donc entrer dans le calcul des cotisations sociales. Toutefois, la Sécurité sociale prévoit un système d’exonération si l’entreprise respecte certaines conditions. Si l’une d’elles n’est pas respectée, les cadeaux doivent être intégrés dans l’assiette des cotisations sociales.
Conditions d’attribution des cadeaux d’entreprise : le montant prévu par l’Urssaf
Le montant global de l’ensemble des cadeaux, chèques cadeaux ou bons d’achat attribués à un salarié au cours d’une année civile ne doit pas dépasser 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale. Chaque année, l'Urssaf fixe un plafond d’exonération pour chaque salarié. Si le montant des cadeaux dépasse le seuil sur l’année civile, l’entreprise peut tout de même bénéficier de l’exonération. Pour ce faire, elle doit vérifier, pour chaque événement, si trois conditions sont réunies :
- un lien établi entre l’attribution du cadeau, chèque cadeau ou bon d’achat et l’événement ;
- un lien établi entre l’utilisation du cadeau et l’événement ;
- un montant du cadeau conforme aux usages de l’Urssaf.
Le lien entre l’événement et l’attribution des cadeaux aux salariés
L’attribution des cadeaux, chèques cadeaux et bons d’achat aux salariés doit obligatoirement avoir lieu lors d’un des événements suivants :
- Noël, pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile ;
- une naissance, une adoption ;
- un mariage, un Pacs ;
- un départ à la retraite ;
- la fête des Mères, des Pères ;
- la Sainte-Catherine, pour les femmes qui fêtent leur 25e anniversaire cette année-là ;
- la Saint-Nicolas, pour les hommes qui fêtent leur 30e anniversaire cette année-là ;
- la rentrée scolaire, pour les salariés ayant des enfants scolarisés âgés de moins de 26 ans durant l’année d’attribution du cadeau, chèque cadeau ou bon d’achat.
Par ailleurs, les salariés bénéficiaires des cadeaux doivent être également concernés par l’événement. Par exemple, l’entreprise ne peut espérer une exonération si un cadeau de rentrée, de fête des Pères ou de fête des Mères est attribué à un salarié sans enfant.
Le lien entre l’événement et l’utilisation des cadeaux
En premier lieu, les bons d’achat ou chèques cadeaux doivent obligatoirement mentionner la nature du bien qu’ils permettent d’acquérir. Ils ne peuvent s’échanger contre du carburant ou de la nourriture, à moins que les produits alimentaires soient considérés comme festifs et luxueux.
Ensuite, les cadeaux doivent avoir un rapport avec l’événement pour lequel ils sont attribués. Ainsi, les cadeaux pour le Noël des enfants doivent donner accès à des objets en rapport avec l’événement : jouets, livres, vêtements, objets high-tech, etc. Un bon d’achat délivré pour la rentrée scolaire doit envoyer le salarié vers un magasin qui propose des fournitures scolaires. Une carte cadeau qui offre un week-end pour un mariage ne peut pas mentionner l’intitulé « week-end de Saint-Valentin ».
Si la date de délivrance des cadeaux ou des bons d’achat ne correspond pas avec la nature du présent, alors le montant de ce dernier doit être assujetti aux cotisations de Sécurité sociale.
Montant des cadeaux respectueux des usages de l’Urssaf
La valeur du présent ne doit pas être disproportionnée et doit toujours rester sous les 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, par événement et par année civile. Les cadeaux et bons d’achat sont donc cumulables par événement, tant qu’ils respectent la limite de 5 % du plafond mensuel. Il existe toutefois quelques particularités.
- Si deux conjoints travaillent au sein de la même entreprise, le seuil s’apprécie pour chacun d’eux.
- En cas de mariage entre deux salariés de l’entreprise. Chacun peut recevoir un cadeau ou un bon d’achat équivalent à 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.
- Le même cas de figure se présente lors d’une naissance, pour la rentrée scolaire, pour le Noël des enfants.
- Les chèques livre, les chèques disques et les chèques culture ne sont jamais soumis aux cotisations sociales et sont attribuables n’importe quand.
Si ces conditions ne sont pas remplies, cadeaux et bons d’achat sont soumis aux cotisations de Sécurité sociale pour leur montant global, dès le premier euro.
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